公司档案管理制度细则（7篇）公司档案管理制度细则 word格式-可编辑-感谢下载支持 公司档案管理制度 一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司的档案下面是小编为大家整理的公司档案管理制度细则（7篇）,供大家参考。
篇一：公司档案管理制度细则
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公司档案管理制度
一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司的档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。4、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
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4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。2、公司档案大致分为以下几类：
2.1、文书档案2.1.1归档范围：a、集团资料（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文
b、红头文件
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公司下发和上报的各类正式行文
c、外来文件
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性
质的通知、邀请等文件
d、会议资料
（1）会议纪要利用明源流程存档
（2）专题会会议讲义
e、法律文件
（1）合同、协议审核；
（2）诉讼材料
f、物资采购合同
g、车辆资料
公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维
修记录、事故资料
2.1.2归档要求：
(1)、集团证照资料：由专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后
1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限用”
字样。
(2)、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车
辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。
(3)、法律文件：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交
档案室。
2.2、人事档案
2.2.1、归档范围
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(1)劳动合同、聘用协议；
(2)一般员工调动、任免、离职、降职文件；
(3)职称评定材料；
(4)面试表；
(5)劳务合同纠纷及处理材料；
(6)员工培训计划、总结、方案
2.2.2、归档要求
(1)员工个人档案由专员保存于部门档案柜；
(2)绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室；
(3)薪酬资料由专门负责人保管。
2.3、科技档案
2.3.1、归档范围（集中于工程部）
(1)勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。
(2)预算、结算文件：
(3)项目核准（立项）阶段
(4)方案审查阶段
(5)初设审查阶段
(6)施工许可证阶段
(7)竣工验收备案登记阶段
2.3.2、归档要求(1)政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
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(2)工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。(3)施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。(4)招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交给专门负责人，专门负责人存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。2.4、会计档案
2.4.1、归档范围a、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证；b、会计账簿类：（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿；c财务报告类：（1）年度决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。d其他类：
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（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单；2.4.2、归档要求
(1)会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；
(2)财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。2.5、实物档案
2.5.1、归档范围：a、照片、音像类（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。b、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等c、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等d、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物2.5.2、归档要求：
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底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入专门负责人电脑专用文件夹。（五）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证
（8）工程设计图
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（9）公司规章制度
（10）其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存：
（1）预算、决算书类
（2）会计凭证
（3）事业计划资料
（4）其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
（1）期满或解除之合约
（2）其他经核定保存5年的文书
4、1年以下暂时保存：
（1）结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的
正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同
一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对
档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）、查阅1、查阅的授权范围（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。
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（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。2、档案查阅程序要求（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事档案员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。（二）、借阅1、借阅程序要求（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）档案人员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2、档案的归还（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。3、其他规定
会计档案原则上不借出。（三）、档案复制
申请复制档案者完成审批流程后，由档案专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于用”字样的印章，同时在登记表上登记。
所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。（四）移交
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1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（五）销毁
1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。2、程序及要求2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。2.2、正式销毁前档案专员应再次进行核对；销毁时应有档案专员和监销人同时在场；销毁后档案专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。3、会计档案的销毁3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的
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会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（六）档案的保管
1、档案的保管期限人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保
存、长期保存两类。保管期限明细详见四。
2、专项档案的保管规定2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。2.3、电子版档案的传递和保存（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。3、档案的存放
档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。
装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照年度、类别的次序自左向右，自上而下地排列。4、档案室环境
档案室内应放置灭火器（干粉或1211），档案专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。
档案专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，
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使环境符合档案保管的要求。5、档案意外损毁的处理
档案丢失或发生意外损毁时，档案专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。
档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，档案专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。（七）保密
1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。六、档案员职责
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1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。七、附则（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。
篇二：公司档案管理制度细则
10各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录价值的文档要及时备份并做好保密工作若因丢失文件备份不及时或泄露相关机密从而给公司带来损失的视情节轻重予以责任人相应的处11文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放同时做出相对文档目录清单如果有新资料入档必须在文档目录中及时添加
档案管理制度细则
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定档案管理制度。
档案管理制度细则篇一：档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。
档案保管制度一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。六、做好库房温湿度的监控与登记工作。七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。档案保密制度一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。档案利用制度一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表;受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理;查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准;查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还);若续借，需办续借手续。四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，
有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内
容。档案室人员岗位职责一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。二、遵守各项档案业务规章制度。三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保
护技术，严守国家机密。四、积极开展咨询服务;热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和
资料。五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。档案鉴定制度一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门
类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。
二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。
三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。安全与消防制度一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。档案资料管理制度一、文件管理1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录;若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。4、文件下发后要及时进行整理存档;对于回收的资料也要及时整理存档。5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。二、档案资料管理1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。
3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施;对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。
4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。
5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。
档案管理制度细则篇二：一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。六、资料的分类与归档
1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、档案的销毁1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。
档案管理制度细则篇三：第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部
门保留的，综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义
发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件;属于人事方
面的资料，由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条档案保管制度1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。2、归档资料要进行登记，编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。5、库存档案必须图物相符，帐物相符。6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。第五条档案借阅制度1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条本制度从20XX年XX月XX日起执行。
篇三：公司档案管理制度细则
档案管理制度细那么
一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理，2.各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、、立卷。3.归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。4.下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。5.凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6.重要文件如部门需用可进展复印，但原件必须归档。7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》、《档案法实施方法》，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。2.负责公司各种档案资料的收集、分类、、编目、排列、上架、保管、借阅、、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“标准”要求。3.负责公司有关部门档案工作监视指导、业务培训工作。4.负责档案库房各项制度的落实。
5.积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真经历，为领导决策和机关各项工作提供优质效劳。
三、兼职档案工作人员岗位责任制1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的.收集、、归档立卷工作。2.兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。3.兼职档案员应于次年2月底前，将好的档案向档案室移交。4.严格执行各项档案管理制度。5.承受本公司专职档案员的监视指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平，四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进展收集、审定、、立卷。3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。五、档案保管制度1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。2.按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3.档案员对室藏档案材料要经常进展检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丧失。
4.库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。
5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。
7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保平安。
六、档案保密规那么1.档案工作人员要提高警觉性，遵守保密纪律，坚持原那么，认真执行各项制度。2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守平安保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原那么上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。4.本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据《保密法》的规定，严肃处理并追究其责任。七、档案借阅制度1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。
2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。
3.借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。
4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。5.档案管理人员对归还的借阅材料要认真进展检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。6.一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。
篇四：公司档案管理制度细则
档案管理办法及实施细则
为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法.一、档案管理1、主要内容1.1档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体.1。2公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。1.3公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则.2、文件的收集与归档2。1各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交.2。2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集,交办公室备案.会议文件由办公室收集。2。3档案室在接收移交的档案后,应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录.2.4档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学,以便查找。
2.5定期进行对库房档案的清理核对工作,做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。2.6收进的档案要及时入库,借阅档案归还后，及时放回原处。3、公司文件材料归档的基本要求3.1归档的文件材料必须完整。3。2归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3。3归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律.4、公司文件材料的归档范围4。1保密办公室:保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。4.2行政综合类：包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。4.3人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。4.4会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表.4。5经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。4。6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图
纸等。4.7生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。4.8物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。4.9其他方面。5、档案级别的划分：5。1档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。5。1.1一级为绝密文件5。1。1。1国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。5.1.1。2公司的重大决议.包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等,其等级划分为一级。5.1。1.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料.属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。5.1.1.4本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件,其划分级别为一级.5。1。2二级为机密文件5。1.2。1本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。
5。1。3三级为秘密文件5.1.3。1本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文件,划分等级为三级。5。1.3.2本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级.5.1.4四级为普通文件5.1.4。1重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级.6、归档时间6。1基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时,要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。6.2各项管理工作中形成的文件材料,在一个月内,要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。7、档案的鉴定和销毁7。1编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（10—30年）、短期（10年以下）三种.7.1。2档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行，鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长，组员由技术部门和业务部门的负责人等组成。
7。1。3鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。7。1。4档案通过鉴定确认为永久保存的档案，如发现档案不完整、不准确，应责成有关部门和人员进行补充和修改。7.1。5对经鉴定确认无保存价值的档案，要登记造册，提出销毁报告，经主管经理审批，并报送上级档案管理部门备案。销毁档案要严格执行保密规定.二、档案管理实施细则1、档案管理归档要求：1.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。1.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。1。3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开,文电应合一归档。1。4不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。1。5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前,请示在后;正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。1.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰.
2、各部门保管文件的档案范围及相关规定2。1各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理.2。2各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理，不设置专职岗位.2.3部门存档文件的范围:2。3.1保密办公室保密资料、涉密文件.2。2.2部门例会纪要、业务函件、往来文件。2。3。3客户业务信息、资料、销售报表.2。3.4公司及各部门的规章管理细则。2。3。5原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。2.3。6生产资料、采购信息、工序交接记录等生产资料由生产部门保管。3、文件档案分类整理保存3.1办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用.3。1。1根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法.3。1.2分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。
3。1。3常用的分类方法有:3.1。3.1按工程项目分类；3。1.3。2按专业性质分类；3。1.3.3按组织机构分类;3.1。3.4按时间分类.可按文书的性质分类,可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别,再从小类别细分种类、年份等。3。4文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。“加密”还分为绝密、机密和秘密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。4、档案编目：4。1编制卷内文件页号应符合下列规定4.1.1卷内文件有书写内容的页，按流水号编页码,页码从“1”开始.4.1。2页码编写位置:单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页码编写在标题栏外右下角.4。1。3成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码.4。1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页码。4.2、卷内目录的编写4.2.1序号：应用阿拉伯数字从“1"依次标注，按照卷内文件的顺序,一份文件一个号。4.2.2文件编号：应填写卷内文件的文号，图样的图号，或设备、项目的代号。
4.2.3责任者：应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者，有多个责任者时，选择两个主要责任者填写。4.2。4文件题名：填写卷内文件标题的全称.4.2.5日期：应填写卷内文件形成的日期,如：20120512。4.2.6页数：应填写每份文件的实际页数,要求在最后一份文件的备注栏里填写总页码。4。2.7卷内目录排列在卷内文件首页之前.4。3卷内备考表的编制：4.3。1卷内备考表的编制应符合规范要求。4.3。2卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数,不同载体文件的数量（见示例)，说明组卷情况，如立卷人（档案员），检查人（档案负责人)、立卷时间等.示例：本卷内文件材料20件，100页。其中：文字材料80页，附图10张，照片10张.4.3.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4.4案卷封面和背脊的编制：案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下:4.4.1。1案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名主要包括项目名称，代字、代号及结构、部件，阶段代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文.4.4.2立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门。4.4。3起止日期：应填写案卷内最早产生的那份文件的日期和最晚产
生的那份文件的日期;应用阿拉伯数字填写,例：2004.01.01—2004。06。294。4。4保管期限：应依据保管期限表填写划定的保管期限。4.4.5密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。4。4.6档号:应依据先后顺序，档案移交前档号暂用铅笔填写,审查合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写。4.4.7卷内封皮、卷内目录、备考表的幅面统一采用A4幅面。4.4。8档案盒面、背脊的填写要求：按项目法人统一格式要求用计算机打印在薄的牛皮纸上贴在盒面和背脊上,做到字迹工整清晰，粘贴牢固。4.4。9卷内封面、卷内目录、备考表的填写:电脑打印.打印时要求案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及卷内目录题名按规定的字体和字号填写。4.5案卷的装订要求4.5。1案卷可采用装订和不装订两种形成。4。5。2文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的文件要先修复后在装订。幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。图样折叠为手风琴式（统一幅面）,图样折叠时标题栏露在右下角。4。5.3不装订的案卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。档号章尺寸单位统一为mm，比例：1：1，档号章式样：
4.5。4案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4，有文字面向内折叠，为便于长期保存，案卷装订时必须去掉金属物,用装订线一律在左，装订时左侧、下边对齐，采用三孔一线，装订线必用棉质或化纤线绳，（装订为3孔,每孔孔距为80mm,左边距为15mm)，装订线不得遮压卷内文件的字迹，若装订线位置不够时要进行适当粘贴.4.5.5装订厚度:以文件资料的实际情况而定。4.5.6横向打印的文件资料装订时应将题头（上面）对应纵向（左侧）装订的一面装订.4.5。7案卷内不应有金属物。4.5。8正本和副本、永久、长期和短期的印章由公司统一制作.4.6声像及电子档案4。6.1声像及电子载体是纸质档案的必要补充。档案员负责各部门产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。5、档案管理人员职责5.1按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。5.2按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。5。3工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与
安全.6、档案保管6。1接收档案必须认真验收,并办理接交手续。6。2存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找.6.3要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符,对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制,档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因,保存依据。6。4文件档案保存期限：6.4。1永久保存：6。4.1.1公司章程；6.4.1。2股东名册；6。4.1.3组织规程及办事细则；6。4.1.4董事会及股东会纪录；6.4.1。5财务报表;6.4.1.6政府机关核准文件；6。4.1。7不动产所有权及其它债权凭证；6.4.1.8工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；6.4.1.9其它经核定须永久保存的文书.6.4。2长期保存：6.4.2。1预算、决算书类;6。4。2.2人事档案、会计凭证；6.4。2.3事业计划资料；
6.4。2.4其它经核定须保存10年的文书。6。4.3在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁,相关规定另行规定7、内部档案分类及编号7.1分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。7.1.1保密管理(BM)7。1.2行政管理（XZ）7。1。3人力资源管理（RL)7。1.4财务统计管理(CW）7。1。5经营销售管理（JY）7。1.6工程建设管理（GC）7.1.7生产计划管理（SC）7.1。8物资供应管理(WZ）7。1.9其他管理(QT)7.2档案分类代码编号
GJ——XZ—-2016——001卷号年份档案分类号冠捷缩写
8、文件档案调阅管理8.1公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅
手续.填写《档案调阅单》，而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅.调阅之前要填写《档案调阅记录》方可进入档案室查阅或调阅资料.8.1.1普通文件档案：要办理调阅手续,并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。8.1。2调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认。8。1。3人事的档案的调阅管理:8.1.3。1查阅权限：公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查阅所有员工的人事档案;各部门负责人在经过分管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及他人人事档案的权利；8。1.3。2原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。如由于工作原因确需摘抄或者复印的，经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记;8。1.3.3员工人事档案不得借出查阅。如必须借出查阅时，应提交申请，由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续;8。1.3.4借阅人事档案必须严格遵守保密制度,并严禁涂改、抽取和撤换档案.8。1。3.5调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅。8.1.4调阅档案的人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全
与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。8。1.5一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件,且其它各部门不可复印及留存扫描件。8。1。6必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。8.1.7用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续8。2调阅的档案交还时，必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏，应立即报告领导.8。3调阅范围：外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅，不能带出,必须带出行政部查阅的，要经过公司负责人批准。8。4调阅时间8。4.1一般普通文件档案最长不超过二周.8.4。2“加密”文件档案最长不超过一周。9、档案保密工作9。1严格保守公司档案机密，维护档案的完整与安全，是每个档案管理人员的职责.9。2档案室在接收、保管、提供利用时，应按有关规定认真核对、签字，做到手续严格，账目清楚。9。3档案管理员要严守机密,不得随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自进行复印.
9。4任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播档案内容。9.5档案工作人员在工作中形成的有关废纸，不准随意扔掉，必须销毁。10、解释权10。1涉及到保密档案的管理，由保密办公室另行制定管理办法。10.2本管理办法解释权归行政人事部，自颁布之日起生效。
附件1：《档案调阅单》附件2:《档案调阅记录》附件3：《档案级别划分表》附件4：《档案盒面》附件5：《档案盒背脊》附件6：《卷内备考表格式》附件7：《卷内目录》
附件1：
姓名
档案调阅单
部门
日期：
职务
查阅申请
公司领导、部门经理及主管审批意见
行政部门人力资源中心意见
备注
附件2:
查阅日期
姓名
部门
职务
档案调阅登记
查阅原因
查阅内容
是否复印/摘抄
查阅人确认
档案管理员确认
档案级别划分表
文件等级
文件类型
归档管理及期限
调阅管理
一级绝密文件
二级机密文件
三级秘密文件
四级普通文件
①国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等
②公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
③公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
④公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料.
在材料、合同形成确立一个月内进行归档,归档为一式一份，原件及扫描件。
公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书
在材料、合同形成确立一个月内进行归档，归档为一式一份，原件及扫描件.
①各种工作计划、总结、报告、形成文件的半
请示、批复、会议记录、统个月内进行归
计报表及简报
档，归档为一
②公司的大事记及反映本公司式一份，原件
重要活动的剪报、照片、录及扫描件或电
音、录像等
子文档
会议材料,包括会议的通知、报形成文件的一
告、决议、总结、典型发言、会个星期内进行
议记录
归档，归档为
一式一份，原
件及扫描件或
电子文档
原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认
原则上不可调阅，但因特殊情况要经过总经办领导的批准，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认
要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。
17
附件：档案盒面、档案盒背脊、案卷封面、卷内目录、卷内备考表格式
18
档号
XXX资料
立卷单位起止日期保管期限密级
19
保管期限
档号
案卷题名
从右至左竖向填资料的案卷题名
20
档号：
互见号
卷内备考表
说明：示例1:卷内文件材料20件，100页。其中：文字
材料80页,附图10张，照片10张。示例2：卷内文字材料8件，共60页.示例3：卷内图纸1套（册）,共40张。
立卷人：（手签)年月日
检查人：（手签）年月日
注：卷内备考表内容字体大小：仿宋、四号。
21
档号序文件号编号
责任者
卷内目录
文件材料题名
日
期
页备数注
注：卷内目录内容字体大小：仿宋、五号，如填写不下可回行填写.
表格外框线宽为1。5㎜，内线宽为0.5㎜，页边距统一为上2。5mm，下2。5mm,左2。5mm,右2.0mm。
22
篇五：公司档案管理制度细则
公司档案管理制度
一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案管理的监督检查。5、各公司总监/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。五、工作程序
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。c)档案资料的日常管理：⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。d)档案借阅⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。
⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
篇六：公司档案管理制度细则
公司档案管理制度
一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
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2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
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五、档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
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七、本制度即日起开始执行。
公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量
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1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
篇七：公司档案管理制度细则
文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度简介执照资质证书荣誉经营计划管理决策公司内部及与其他单位往来发文人事方面的各种文件财务报表账册资产核算合同及司法文永久二级重要文件会议记录重要谈话各种总结报告请示批复企划方面的宣传方案形象展示涉及工程项目的文件等年以上三级普通文件员工考勤前台的外出登记钥匙登记来客记录电话记录维修登记材料收发设计师排单仓库管理方面的材料进出登记核算保管档案方面的管理指导档案保管核算借阅销毁后勤方面的费用申请办公用品管理采购出车及维修记录等三档案编号方法1以一个立档单位所形成的全部档案为对象依据公司部门及业务划分结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法便于科学管理和开发利用
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公司档案管理制度管理细则
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司综合管理部统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由综合管理部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司综合管理部管理，各部门不得分散保存。二、档案管理人员配置及其职责
公司综合管理部指定并配备档案管理人员，其基本职责如下：
1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理制订的有关规定、办法、细则。
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2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。3、在统一领导、统一管理的原则下，根据管理要求对档案材料的进行积累、收集、立卷、归档工作。4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。5、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向公司分管档案领导反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受公司领导的监督、指导和检查。6、负责做好公司档案材料的收集整理工作并在本月底内，公司其它各部门档案资料全部移交至综合管理部关水林处，确保本公司档案的完整、真实和安全。7、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作。三、档案归档范围及档案接收与整理(一）公司档案归档范围主要有以下几个方面：1、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；2、公司内部及与其他单位往来发文；3、办公用品管理、采购、出车及维修记录等；日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；4、人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、
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入职手续、员工资料等。
5、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案
等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或
重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资
料等。
6、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容
7、客户考核评分、客户档案卡、客户投诉记录、客户增值服务
记录、客户回访记录、客户意见调查记录
8、财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面
的固定资产核算、费用申请等
9、日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、
档案保管、核算、借阅、销毁等内容。
10、营销促销活动方案及客户资料、市场调研资料、与客户签订
的协议等。
以上各部门归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件，各部门
将材籵归档整理好后全部移交到综合管理部档案室。
（二）归档文件的等级划分及保管期限
需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
文件等级
文件类型
保管期限
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一级公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、秘密文件荣誉、经营计划、管理决策，公司内部及与永久
其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等
二级
会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请
重要文件示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、5年以上
涉及工程项目的文件等
三级
员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、
普通文件来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、
设计师排单，仓库管理方面的材料进出登
记、核算、保管，档案方面的管理指导、档3年
案保管、核算、借阅、销毁，后勤方面的费
用申请、办公用品管理、采购、出车及维修
记录等
（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：
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综合管理部：ZH，生产部：SC，技术部：JS，质量部：ZL市场营销部：SHC，采购部：CG，财务部：CW，物资物流部：WZ。
3、公司工程项目档案编号为：CQLY-日期4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号。无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。以财务部为例：编制方法：201406.CW01.XXX（2014年6月份财务报表）其中201406为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代表财务报表的内容（02为财务凭证等等类推），XXX为其他编号。（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须完整，层次分明，符合其形成规律，能够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程。2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目工程的，先将文件材料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；统计报表、预决算归入针对年度）。3、按要求填写卷内目录、备考表等表格，拟写案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件材料主要责任者、内容、名称。案
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卷封面要用黑色签字笔或者黑色钢笔书写。4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊，
对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要整齐。四、归档流程（一）归档时间。各部门归档材料，应根据材料性质不同进行整
理。凡材料每月整理的，应在下月3号之前首先整理归档；凡材料按季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
涉及工程项目的归档材料，应在工程全部竣工后一周内进行首先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。
（二）档案移交。各部门不涉及工程项目的归档材料在部门首先归档后一周内经部门主管签字后移交档案室；涉及工程项目的，各部门首先归档后，由部门主管签字并统一交档案室。
根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实施细则自行妥善保管，暂时不移交档案室。
五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理。（二）档案库房温度应保持在14℃-24℃，相对湿度应保持在45%-60%。档案库房内严禁吸烟及存放易燃易爆或易霉变物质，库
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房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。
（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。
六、档案借阅利用（一）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编各种参考资料，积极主动开展档案利用工作。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的重要程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部门经理及档案主管人员签字审批后方可借阅。2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本部门主管及行政与人资总监签字审批后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原则上不得带出档案室。借阅秘密文件的，需填写调档单，经本部门经理、公司分管副总经理及总经理签字审批后方可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及秘密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫描
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件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失。借阅后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行办理借阅手续。
七、档案鉴定、移交、销毁（一）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档案部统计档案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在公司行政分管领导的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业务部门组成鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须有两人在场负责销毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。八、档案保密（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮件等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案，不得做他
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用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要及
时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
九、公司员工奖惩及法律责任有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或10-100元不等的处罚，严重者将追究法律责任：（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷内备考表、卷内目录等所需材料的；（二）未按照规定时间移交档案或者不积极配合各部门兼职档案员的工作的；（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；（四）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期借阅手续的；（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；（六）对档案进行涂改、伪造的；（七）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案材料，造成工作延误或经济损失的；（八）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；（九）对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序的；（十）对各部门反馈的问题或建议未及时解决或处理，严重影响
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工作秩序的。对于各部门积极配合档案室工作的，由档案部门按月度或季度评
选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励办法参考公司相关管理规定。
十、附则（一）本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经理签署批准后立即执行。（二）本实施细则解释权归公司所有。
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序号编号
卷内目录
责任人文件名称
日期页数备注
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重庆老院子酒业有限公司档案封面
档案号
保密等级
档案名称整理人
所属部门
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归档时间
精选资料
保管期限
备注
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卷内备考表
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本案卷情况说明：
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填写盒内归档文件的数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、鉴定变更等情况。
整理人：检查人：整理日期：
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档案调阅单
姓名
部门
日期：
职务
调阅申请填写所要调阅的档案及事由
部门经理意见行政副总意见
总经理意见
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备注
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档案调阅登记表
日期姓名部门职务调阅原因
调阅内容
是否签归还复制字日期
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